Instruktion för valberedningen i Doxa AB (publ)
Vid årsstämman 2025 antogs följande instruktion för valberedningen att följande principer för utseende av valberedning:
Valberedningen i Doxa är bolagsstämmans ägarstyrda organ med uppgift att bereda stämmans beslut i val och arvodesfrågor samt, i förekommande fall, instruktion för nästkommande valberedning. Valberedningen ska fullgöra sitt uppdrag i enlighet med Svensk kod för bolagsstyrning (”Koden”) och ska iaktta de bestämmelser om dess sammansättning och oberoende som gäller enligt Koden.
Valberedningen ska bestå av tre ledamöter utsedda av de till röstetalet största kända aktieägarna i Bolaget och ska konstitueras baserat på ägandet per den sista bankdagen i september enligt tillförlitlig ägarinformation som har tillhandahållits Bolaget. Styrelsens ordförande ska senast sju månader före årsstämman tillfråga de till röstetalet tre största kända aktieägarna om de önskar utse en ledamot till valberedningen. Om någon av dessa avstår sin rätt ska nästa aktieägare i storleksordning tillfrågas. Med aktieägare avses även samlat innehav hos en aktieägargrupp som samordnar utövande av rösträtten i fråga om Bolagets förvaltning och inkluderat innehav från närstående till aktieägare.
Valberedningens ledamöter ska tillvarata samtliga aktieägares intresse och inte obehörigen röja vad som förekommit i valberedningsarbetet. En valberedningsledamot ska innan uppdraget accepteras noga överväga huruvida en intressekonflikt eller andra omständigheter föreligger, som gör det olämpligt att medverka i valberedningen.
Bolagets styrelseordförande ska sammankalla valberedningen och kan delta som adjungerad men ska inte vara ledamot i valberedningen. Ordförande i valberedningen ska vara den ledamot som utsetts av den röstmässigt största aktieägaren, såvida ledamoten inte är styrelseledamot i Bolaget eller valberedningen enhälligt beslutar utse annan ledamot till ordförande.
Valberedningens mandatperiod sträcker sig fram till dess att ny valberedning utsetts.
Ledamöter utsedda av aktieägare som under valberedningens mandattid inte längre tillhör de tre till röstetalet största aktieägarna ska ställa sina platser till förfogande till aktieägare som baserat på tillförlitlig ägarinformation ska ha rätt att utse en ledamot och meddelar Bolaget att de önskar utse en namngiven ledamot, varvid den ledamot som efter ägarförändringen är utsedd av den till röstetalet minsta aktieägaren i första hand ska avgå och ersättas av ny ledamot. Om endast marginella förändringar i röstetal ägt rum eller om förändringen inträffar senare än två månader före årsstämman ska dock inga förändringar ske i valberedningens sammansättning, om inte särskilda skäl föreligger.
En aktieägare som har utsett en ledamot till valberedningen har rätt att ersätta ledamoten med ny namngiven ledamot. Om aktieägare väljer att inte ersätta ledamot som har avgått i förtid från sitt uppdrag ska valberedningen tillfråga de största kända aktieägarna som inte redan har utsett en ledamot till valberedningen, eller tidigare har avstått från sådan rätt. Förfarandet pågår tills valberedningen består av tre ledamöter.
Förändringar i valberedningens sammansättning ska offentliggöras så snart sådana har skett.
Valberedningen har rätt att belasta Bolaget med skäliga kostnader för sekreterarfunktion samt andra konsulter som krävs för att valberedningen ska kunna fullgöra sitt uppdrag i enlighet med Koden.
VALBEREDNING INFÖR ÅRSSTÄMMA 2026
- Valberedning inför årsstämma 2026 är inte utsedd
KONTAKT MED VALBEREDNINGEN
Aktieägare som vill lämna förslag till valberedningen inför årsstämman kan göra detta skriftligen via e-post till valberedning@doxa.se . För att valberedningen ska hinna behandla inkomna förslag bör dessa vara valberedningen tillhanda senast sju veckor före annonserad stämma.